1. Inventariază documentele
Separă documentele după tip, sursă, perioadă, departament și nivel de sensibilitate. Astfel poți estima volumul și poți identifica fluxurile care merită automatizate.
2. Definește taxonomia
O structură coerentă trebuie să reflecte modul în care utilizatorii caută informația. Pentru unele organizații contează clientul și proiectul, pentru altele numărul de contract, anul sau departamentul.
3. Alege metadatele utile
Nu extrage câmpuri doar pentru că se poate. Metadatele trebuie să ajute la filtrare, raportare sau automatizare: număr, dată, emitent, beneficiar, valoare, perioadă ori stare.
4. Introdu OCR și AI acolo unde aduc valoare
OCR face textul căutabil. AI-ul poate clasifica documentele și poate extrage câmpuri. Pentru documentele sensibile sau cu variații mari, este util un flux cu verificare umană.
5. Include stocarea și backup-ul în proiect
Arhiva trebuie să aibă o infrastructură clară, politici de backup și reguli de acces. Arhivix tratează stocarea pe serverele administrate ca parte a soluției, nu ca un element separat.
6. Testează cu un lot pilot
Un pilot permite verificarea acurateții OCR, a clasificării, a metadatelor și a modului în care utilizatorii caută efectiv documentele.